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Muchos de nosotros nos estamos acostumbrando a trabajar desde casa, enviar un email de trabajo a cualquier hora, hacer reuniones virtuales sentados en el sof\u00e1, presentar miembros de nuestras familias durante las reuniones virtuales a los compa\u00f1eros y compa\u00f1eras de trabajo, no afeitarnos o no maquillarnos cada d\u00eda, ajustar el horario de trabajo a nuestras necesidades personales, quedarnos en pijama buena parte de la ma\u00f1ana…<\/p>\n
Disfrutamos, probablemente, de poder conciliar nuestras vidas con nuestras actividades profesionales. El trabajo ha entrado todav\u00eda m\u00e1s en nuestro espacio privado y en la mayor\u00eda de caso nos ha impactado de manera forzosa e improvisada. Pero, \u00bfhemos tenido en cuenta el impacto qu\u00e9 supone?<\/p>\n
En estos tiempos en que el Smart working ha aumentado de manera significativa, me he dado cuenta que estamos m\u00e1s relajados respecto a ciertas normas que se aplican en nuestro lugar de trabajo: \u00bfNos habr\u00edamos permitido ir a la oficina sin arreglarnos?\u00a0 \u00bfNos habr\u00edamos planteado entrar en la sala de reuniones con nuestros hijos? \u00bfHabr\u00edamos pensado abrir las puertas de nuestra casa a nuestra jefa, al compa\u00f1ero de trabajo con el cual no somos \u00edntimos o al Director de Recursos Humanos? \u00bfHabr\u00edamos puesto en marcha el ordenador sin mirar qu\u00e9 hora es, enviado emails en horas nocturnas, llamado a los compa\u00f1eros de trabajo cuando es la hora de cenar en familia?<\/p>\n
El trabajo ha entrado en nuestras casas, pero parece que sus normas en algunos casos, no.<\/p>\n
Trabajar fuera de la oficina ha sido ya la costumbre para algunos de nosotros: funciones comerciales, empleados de start-up, trabajadores con responsabilidades internacionales, trabajadores de empresas locales con una cultura de empresa Smart, colaboradores de empresas extranjeras sin una oficina en el Pa\u00eds\u2026 \u00a0Somos trabajadores, emprendedores que estamos acostumbrados a trabajar desde casa, desde el hotel, desde la cafeter\u00eda, desde la sala de espera del aeropuerto. Somos profesionales del Smart working, a pesar de trabajar en pijama de vez en cuando\u2026 y \u00bfsab\u00e9is por qu\u00e9?<\/p>\n
Porque conocemos y aplicamos las normas y la cultura de su empresa en su trabajo. Porqu\u00e9 conocemos tambi\u00e9n los riesgos del Smart working y limitamos que \u00e9ste, invada nuestro espacio personal.<\/p>\n
Si me pidieran compartir las best practices, simplemente destacar\u00eda estos 10 consejos:<\/p>\n
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- Equiparse<\/strong>: tener una buena conexi\u00f3n internet, un ordenador, accesibilidad a las carpetas electr\u00f3nicas y sistemas inform\u00e1ticos de la empresa, tener cascos, una silla, mesa\/escritorio y cualquier otra herramienta necesaria. Es poco realista poder trabajar en Smart working y que nuestros jefes conf\u00eden en nuestra capacidad de realizar el trabajo demandado, sin tener todas estas herramientas.<\/li>\n
- Organizar y planificar <\/strong>nuestra agenda. Nuestra productividad puede ser todav\u00eda mayor que en un despacho, bajo la condici\u00f3n que nuestra agenda est\u00e9 bien planificada: tareas, reuniones, actividades, llamadas, … Revisar nuestra agenda al final del d\u00eda, tomar nota de lo que se ha podido finalizar y re planificar aquellas tareas que no. No realizar llamadas o planificar reuniones fuera del horario de trabajo, si no est\u00e1 acordado entre todos o si no est\u00e1 justificado.<\/li>\n
- Delimitar nuestro trabajo<\/strong> en el espacio y en el tiempo<\/strong>: la mayor\u00eda de nosotros no tiene en casa un despacho donde poder dejar todo: equipos, carpetas y documentos de trabajo. Para que el trabajo no invada nuestra vida privada, recoger nuestras cosas en un armario, fuera de la vista, de la misma manera que se cierra el ordenador, la puerta y la luz cuando nos vamos de nuestro despacho. Tener horarios de jornada, de inicio y de fin, con la flexibilidad necesaria en caso de imprevistos. Trabajar en Smart working no significa estar disponible en cualquier momento y de forma inmediata para todos. No significa tampoco tener un estricto horario de oficina, ni hacer horario de noche ni en fin de semana, si en nuestra empresa nos piden estar disponibles s\u00f3lo durante los horarios de apertura de las oficinas.<\/li>\n
- Mantener las formas: <\/strong>arreglarse, vestirse antes de empezar a trabajar. Nuestros compa\u00f1eros, nuestro jefe, nos pueden llamar o convocar a una videoconferencia en cualquier momento. Pensar en la imagen que se quiere transmitir. A pesar de que nuestro jefe pueda hacer prueba de empat\u00eda o que con nuestros compa\u00f1eros nos podamos re\u00edr de nuestro look, vestimenta o de la barba de 4 d\u00edas. Nuestra imagen se <\/span>quedar\u00e1, de una manera u otra, impactada, as\u00ed como nuestra valoraci\u00f3n en general. Cuidar nuestra presentaci\u00f3n nos permite tambi\u00e9n de tener una alta estima de nosotros mismos y los dem\u00e1s lo percibir\u00e1n, aunque que est\u00e9n lejos. La imagen que damos a los dem\u00e1s dice mucho sobre nosotros mismos, sobre nuestra propia percepci\u00f3n y de c\u00f3mo nos queremos posicionar respecto a los dem\u00e1s. Nuestro dress code tendr\u00e1 que ser adecuado a nuestra cultura de empresa y a las circunstancias: podr\u00e1 probablemente ser tolerable que una persona, en una reuni\u00f3n interna por video conferencia, no lleve la corbata como de costumbre en la oficina de un banco, pero esto no significa que esto sea aplicable a la Direcci\u00f3n o a la reuni\u00f3n con un cliente externo.<\/li>\n
- Gestionar el espacio y el ruido durante las video conferencias:<\/strong> buscar un rinc\u00f3n de nuestro espacio y adaptarlo. Sin ruido, y si es posible, adosado a una pared para evitar que las personas de nuestro alrededor pasen por detr\u00e1s durante la reuni\u00f3n. Procurar una pared clara, de color blanco o neutro si posible, con una luz que permita de<\/span> ver nuestra imagen de manera correcta. La mayor\u00eda de las aplicaciones (zoom, Skype, … permiten de<\/span> hacer una prueba del<\/span> video y audio antes de empezar la reuni\u00f3n. Poner el modo mute cuando no necesitemos hablar, para evitar que los ruidos de nuestro entorno interfieran en la reuni\u00f3n. Avisar a las personas de nuestro entorno cuando tengamos reuniones de trabajo para evitar molestias. Y si por una raz\u00f3n u otra no es posible estar en un lugar apropiado, avisar al inicio de la reuni\u00f3n que no vamos a poder conectar nuestra video c\u00e1mara.<\/li>\n
- Dejar nuestra intimidad fuera del trabajo:<\/strong> as\u00ed como no hacemos entrar a nuestras familias y amigos en las oficinas (que no sea en ocasiones muy puntuales organizadas por la empresa), tampoco introducirlos durante las reuniones de trabajo, por respecto a los dem\u00e1s, a ellos y a nosotros mismos. Las personas que queramos presentar a nuestros compa\u00f1eros de trabajo por proximidad personal, se realizar\u00e1n en un espacio privado y no profesional. Las fotos de nuestros padres, de nuestro novio, de nuestros sobrinos, etc\u2026 y que generalmente no tenemos en la mesa del despacho, forman parte de nuestra intimidad, as\u00ed como el estilo de nuestra decoraci\u00f3n o los atributos de nuestro hogar, ya sea lujoso, b\u00e1sico o decorado con un gusto u otro. Y si por casualidad, estamos trabajando desde la casa de la playa, todav\u00eda m\u00e1s raz\u00f3n para mantener la discreci\u00f3n.<\/li>\n
- Ser exigentes con los dem\u00e1s como con nosotros mismos:<\/strong> pedir convocatorias de reuniones con objetivo y agenda de reuniones, hora de inicio y de fin. Trabajar desde casa no significa tener todo el tiempo a disposici\u00f3n para los dem\u00e1s de manera ilimitada.De la misma manera por la cual nos preparamos antes de una reuni\u00f3n en el despacho, aqu\u00ed tambi\u00e9n debemos revisar la tem\u00e1tica y tener a mano los documentos y datos necesarios antes de conectarnos. Y recordar que, si queremos empezar una reuni\u00f3n a la hora, necesitamos entrar unos minutos antes. Ser exigentes implica tambi\u00e9n hacer un ejercicio de realismo respecto a la capacidad de las personas de mantenerse concentrados y activos durante una video-conferencia por lo tanto, programar reuniones m\u00e1s cortas respecto a las presenciales o fraccionarlas, si es necesario. Idealmente, dos horas como m\u00e1ximo.<\/li>\n
- Tomar las pausas necesarias:<\/strong> trabajar desde casa puede ser la ocasi\u00f3n para algunas personas de tomar largas pausas, hacer siestas o realizar tareas personales durante el horario laboral, pero puede tambi\u00e9n tener el riesgo opuesto. Estar sentados durante horas y horas sin levantarse, ni parando para comer o picando de manera continuada, en frente del ordenador. En Smart working no vamos a visualizar que es la hora de parar, no vamos a ver al resto de compa\u00f1eros cuando cierren su ordenador, no vamos a tener una voz amiga que nos diga, \u201c\u00a1vaya es hora de hacer una pausa o de volver a casa!\u201d. Las pausas las decidimos nosotros y hay que programarlas en la agenda si vemos que tenemos la tendencia de no levantaros de la silla.<\/li>\n
- Confiar:<\/strong> confiar en nosotros y en nuestros equipos. El Smart working puede ser muy productivo si est\u00e1 bien gestionado y puede permitir centrarse y reflexionar m\u00e1s. Si gestionamos equipos, debemos dar objetivos y pedir resultados en los tiempos acordados.\u00a0 Ser ejemplares, ser emp\u00e1ticos, acompa\u00f1ando y flexibilizando temas de horarios, sin bajar en nivel de exigencia sobre el trabajo a realizar. Si confiamos en ellos: nuestros equipos estar\u00e1n trabajando, a pesar de no estar en la oficina, y si no lo est\u00e1n haciendo, tampoco lo habr\u00edan hecho probablemente, a pesar de estar en el despacho.<\/li>\n
- Mantener el contacto y la cercan\u00eda:<\/strong> tenemos cada vez m\u00e1s tendencia a enviarnos emails para gestionar tareas, informar, comunicar, pedir feedback o contribuciones de los dem\u00e1s. En la oficina, la proximidad f\u00edsica nos ayuda a comunicar formalmente o informalmente cara a cara: en reuniones, cruz\u00e1ndonos en los pasillos, tomando un caf\u00e9 o en el ascensor. Cuando teletrabajamos nos tenemos que crear este espacio. Tenemos que discutir un asunto con un grupo de compa\u00f1eros, \u00bfpor qu\u00e9 no invitarlos a una teleconferencia? Primero llamamos por tel\u00e9fono, despu\u00e9s el email puede seguirlo, para dejar por escrito lo acordado. Durante una llamada o una videoconferencia hay generalmente m\u00e1s oportunidades para los small talks, estas breves conversaciones sobre cosas no muy importantes, sobre un tema de actualidad o para aproximarse a la otra persona de manera m\u00e1s personal, lo que dif\u00edcilmente permite hacer un email.<\/li>\n<\/ol>\n
Puede que el teletrabajo sea algo puntual, o \u00bfquiz\u00e1s os imagin\u00e1is que esta va a ser la modalidad de trabajo de los tiempos futuros? Os invitamos a continuar siendo profesionales dejando el pijama para otros momentos. <\/strong><\/p>\n
- Organizar y planificar <\/strong>nuestra agenda. Nuestra productividad puede ser todav\u00eda mayor que en un despacho, bajo la condici\u00f3n que nuestra agenda est\u00e9 bien planificada: tareas, reuniones, actividades, llamadas, … Revisar nuestra agenda al final del d\u00eda, tomar nota de lo que se ha podido finalizar y re planificar aquellas tareas que no. No realizar llamadas o planificar reuniones fuera del horario de trabajo, si no est\u00e1 acordado entre todos o si no est\u00e1 justificado.<\/li>\n