En este artículo os explicaremos que es posible convocar las juntas mediante envío de email, previa modificación de los estatutos sociales.
Sabemos que la forma de convocatoria en las juntas en las sociedades de capital se encuentra regulada en el artículo 173 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital (LSC).
El primer apartado de este precepto legal establece una serie de formas regladas para la convocatoria, como pueden ser mediante anuncio publicado en la página web de la sociedad, habiendo sido creada, inscrita y publicada de acuerdo al art. 11 LSC; el posible anuncio de convocatoria en el Boletín Oficial del Registro Mercantil y en uno de los diarios de mayor circulación en la provincia en que se encuentre el domicilio social.
Sin embargo, el apartado segundo del mismo precepto ofrece una posibilidad de sustitución de la forma de convocatoria por la que “los estatutos podrán establecer que la convocatoria se realice por cualquier procedimiento de comunicación individual y escrita, que asegure la recepción del anuncio por todos los socios en el domicilio designado al efecto o en el que conste en la documentación de la sociedad.”. Este apartado nos ofrece un sistema numerus apertus de medios para poder convocar las juntas, siempre y cuando se cumplan los siguientes requisitos:
- Que la comunicación sea de carácter individual y escrita.
- Que asegure la recepción del anuncio en el domicilio designado por los socios.
Así pues, podemos concluir, que existe la posibilidad de designar una dirección de correo electrónico para convocar junta.
La gran mayoría de las pequeñas y medianas empresas de nuestro país, en la práctica, utilizan como medio de convocatoria las cartas certificadas con acuse de recibo para poder cumplir los requisitos establecidos en el artículo 173 LSC que estamos comentando.
Últimamente, con el avance de la tecnología y considerando nuestros smartphones como una herramienta de trabajo indispensable para la comunicación, se plantea la posibilidad de la aparición del correo electrónico como medio de convocatoria para las juntas de las sociedades. Ya que el uso de este medio se caracteriza por ser rápido, directo y eficaz, además de que se pueden evitar los costes de los correos certificados con acuse de recibo.
En este sentido la Resolución de 28 de octubre de 2014 de la Dirección General de los Registrados y del Notariado (DGRN), en una consulta acerca del uso del correo electrónico como medio de convocatoria de las juntas, admite el sistema de convocatoria mediante correo electrónico aunque no exija el uso de firma electrónica si es complementado con algún procedimiento que permita el acuse de recibo del envío (como, por ejemplo, serían la solicitud de confirmación de lectura, u otros medios que permitan obtener prueba de la remisión y recepción de la comunicación).
La Resolución de 25 de abril de 2016 de la misma DGRN se mantiene en la misma línea, además de determinar la evolución normativa en este asunto concluyendo que “la sucesión de normas aplicables a la forma de convocatoria de la junta en tan corto espacio temporal, la finalidad perseguida por el legislador en todas ellas es la de simplificar la forma de convocar la junta general de las sociedades de capital, como medio de minimizar costes de funcionamiento de la propia sociedad, incrementando así su competitividad.”, continuando con la apreciación de que “en todas las reformas sucesivas, que en materia de sociedades limitadas es preferente lo que digan los estatutos sobre forma de convocar la junta que el sistema o sistemas supletorios que en defecto de regulación estatutaria establezca la norma legal.”
Por todo lo expuesto cabe concluir que la convocatoria de las juntas en las sociedades de capital puede realizarse a través del correo electrónico, ya que cumple con los requisitos legales al tratarse de una comunicación escrita, individual y que pueda confirmar su recepción por el destinatario (a través de la confirmación de lectura, por ejemplo). Pero para que ello sea posible, cabrá llevar a cabo una modificación de estatutos de forma previa, de manera que se prevea de forma expresa en el artículo que regula la forma de convocatoria, la posibilidad de que la misma se lleve a cabo mediante correo electrónico facilitado por cada socio.
Para finalizar y con el objetivo de no hacer incurrir a las sociedades en gastos innecesarios, recomendaríamos prever dicha modificación estatutaria en la convocatoria de la próxima junta ordinaria.
Roberto Martínez Martínez y Gonzalo Xancó Zaforteza
