En aquest article us explicarem la possibilitat de convocar les juntes mitjançant correu electrònic, prèvia modificació dels estatuts socials.
Sabem que la forma de convocatòria de les juntes en les societats de capital es troba regulada a l’article 173 del Reial decret legislatiu 1/2010, de 2 de juliol, pel qual s’aprova el text refós de la Llei de Societats de Capital (LSC).
El primer apartat d’aquest precepte legal estableix una sèrie de formes reglades per a la convocatòria, com poden ser mitjançant un anunci publicat en la pàgina web de la societat, havent estat creada, inscrita i publicada d’acord a l’art. 11 LSC; el possible anunci de convocatòria en el Butlletí Oficial del Registre Mercantil i en un dels diaris de major circulació a la província en què es trobi el domicili social.
No obstant això, l’apartat segon del mateix precepte ofereix una possibilitat de substitució de la forma de convocatòria per la qual “els estatuts podran establir que la convocatòria es realitzi per qualsevol procediment de comunicació individual i escrita, que asseguri la recepció de l’anunci per tots els socis en el domicili designat a aquest efecte o en el qual consti en la documentació de la societat.”. Aquest apartat ens ofereix un sistema numerus apertus d’instruments per a poder convocar les juntes, sempre que es compleixin els següents requisits:
1.- Que la comunicació sigui de caràcter individual i escrita.
2.- Que asseguri la recepció de l’anunci al domicili designat pels socis.
Així doncs, podem concloure, que existeix la possibilitat de designar una direcció de correu electrònic per convocar junta.
La gran majoria de les petites i mitjanes empreses del nostre país, en la pràctica, utilitzen com mitjà de convocatòria les cartes certificades amb justificant de recepció per a poder complir els requisits establerts a l’article 173 LSC que estem comentant.
Últimament, amb l’avanç de la tecnologia i considerant els smartphones com una eina de treball indispensable per a la comunicació, es planteja la possibilitat de l’aparició del correu electrònic com a mitjà de convocatòria per a les juntes de les societats. Ja que l’ús d’aquest mitjà es caracteritza per ser ràpid, directe i eficaç, a més de que es poden evitar els costos dels correus certificats amb justificant de recepció.
En aquest sentit es menciona la Resolució de 28 d’octubre de 2014 de la Direcció General dels Registres i del Notariat (DGRN), en resposta a una consulta sobre l’ús del correu electrònic com a instrument de convocatòria de les juntes, admet el sistema de convocatòria mitjançant correu electrònic encara que no exigeixi l’ús de signatura electrònica si és complementat amb algun procediment que permeti el justificant de recepció de l’enviament (com serien, per exemple, la sol·licitud de confirmació de lectura, o altres mitjans que permetin obtenir prova de la remissió i recepció de la comunicació).
La Resolució de 25 d’abril de 2016 de la mateixa DGRN es manté en la mateixa línia, a més de determinar l’evolució normativa en aquest assumpte concloent que “la successió de normes aplicables a la forma de convocatòria de la junta en tan curt espai temporal, la finalitat perseguida pel legislador en totes elles és la de simplificar la forma de convocar la junta general de les societats de capital, com a mitjà de minimitzar costos de funcionament de la pròpia societat, incrementant així la seva competitivitat.”, continuant amb l’apreciació que “en totes les reformes successives, que en matèria de societats limitades és preferent el que diguin els estatuts sobre forma de convocar la junta que el sistema o sistemes supletoris que a falta de regulació estatutària estableixi la norma legal.”
Per tot el que s’ha exposat per la DGRN cal concloure que la convocatòria de les juntes de les societats de capital es pot fer a través del correu electrònic, ja que compleix amb els requisits legals que es tracti d’una comunicació escrita, individual i que es pugui confirmar la seva recepció pel destinatari (a través de la confirmació de lectura, per exemple). Però per que allò sigui possible, caldrà portar a terme una modificació d’estatuts de forma prèvia, de manera que es prevegi, de forma expressa, a l’article que regula la forma de convocatòria, la possibilitat de que la mateixa es dugui a terme mitjançant una adreça de correu electrònic facilitat per cada soci.
Finalment i amb l’objectiu de no fer incórrer a les societats unes despeses innecessàries, recomanaríem preveure dita modificació estatutària en la convocatòria de la pròxima junta ordinària.
Roberto Martínez Martínez i Gonzalo Xancó Zaforteza
