Molts de nosaltres ens estem acostumant a treballar des de casa, enviar un correu electrònic de treball a qualsevol hora, fer reunions virtuals asseguts al sofà, presentar membres de les nostres famílies durant les reunions virtuals als companys i companyes de feina, no afaitar-nos o no maquillar-nos cada dia, ajustar l’horari de treball a les nostres necessitats personals, quedar-nos en pijama bona part del matí…
Gaudim, probablement, de poder conciliar les nostres vides amb les nostres activitats professionals. El treball ha entrat encara més en el nostre espai privat i en la majoria de casos ens ha impactat de manera forçosa i improvisada. Però, hem tingut en compte l’impacte què suposa?
En aquests temps en que l’Smart working ha augmentat de manera significativa, m’he adonat que estem més relaxats respecte a certes normes que s’apliquen en el nostre lloc de treball: Ens hauríem permès anar a l’oficina sense arreglar? Ens hauríem plantejat entrar a la sala de reunions amb els nostres fills? ¿Hauríem pensat obrir les portes de casa a la nostra cap, al company de treball amb el qual no som íntims o al director de Recursos Humans? ¿Hauríem posat en marxa l’ordinador sense mirar quina hora és, enviat emails en hores nocturnes, trucar als companys de treball quan és l’hora de sopar en família?
El treball ha entrat a casa nostra, però sembla que les seves normes en alguns casos, no.
Treballar fora de l’oficina ha estat ja el costum per a alguns de nosaltres: funcions comercials, empleats d’start-up, treballadors amb responsabilitats internacionals, treballadors d’empreses locals amb una cultura d’empresa Smart, col·laboradors d’empreses estrangeres sense una oficina en el País… Som treballadors, emprenedors que estem acostumats a treballar des de casa, des de l’hotel, des de la cafeteria, des de la sala d’espera de l’aeroport. Som professionals de l’Smart working, tot i treballar en pijama de tant en tant… i sabeu per què?
Perquè coneixem i apliquem les normes i la cultura de la seva empresa en el seu treball. Perquè coneixem també els riscos de l’Smart working i limitem que aquest, envaeixi el nostre espai personal.
Si em demanessin compartir les best practices, simplement destacaria aquests 10 consells:
- Equipar-se: tenir una bona connexió a internet, un ordinador, accessibilitat a les carpetes electròniques i sistemes informàtics de l’empresa, tenir cascs, una cadira, taula/escriptori i qualsevol altra eina necessària. És poc realista poder treballar en Smart working i que els nostres caps confiïn en la nostra capacitat de realitzar el treball demanat, sense tenir totes aquestes eines.
- Organitzar i planificar la nostra agenda. La nostra productivitat pot ser encara més gran que en un despatx, sota la condició que la nostra agenda estigui ben planificada: tasques, reunions, activitats, trucades,… Revisar la nostra agenda al final del dia, prendre nota del que s’ha pogut finalitzar i re planificar aquelles tasques que no. No realitzar trucades o planificar reunions fora de l’horari de treball, si no està acordat entre tots o si no està justificat.
- Delimitar el nostre treball en l’espai i en el temps: la majoria de nosaltres no té a casa un despatx on poder deixar tot: equips, carpetes i documents de treball. Per tal que el treball no envaeixi la nostra vida privada, recollir les nostres coses en un armari, fora de la vista, de la mateixa manera que es tanca l’ordinador, la porta i la llum quan marxem del nostre despatx. Tenir horaris de jornada, d’inici i de final, amb la flexibilitat necessària en el cas d’imprevistos. Treballar en Smart working no significa estar disponible en qualsevol moment i de forma immediata per a tothom. No vol dir tampoc tenir un estricte horari d’oficina, ni fer horari de nit ni en cap de setmana, si en la nostra empresa ens demanen estar disponibles només durant els horaris d’obertura de les oficines.
- Mantenir les formes: arreglar-se, vestir-se abans de començar a treballar. Els nostres companys, el nostre cap, ens poden trucar o convocar una videoconferència en qualsevol moment. Pensar en la imatge que es vol transmetre. Tot i que el nostre cap pugui fer prova d’empatia o que amb els nostres companys ens puguem riure del nostre look, vestimenta o de la barba de 4 dies. La nostra imatge es quedarà, d’una manera o altra, impactada, així com la nostra valoració en general. Cuidar la nostra presentació ens permet també de tenir una alta estima de nosaltres mateixos i els altres la percebran, encara que estiguin lluny. La imatge que donem als altres diu molt sobre nosaltres mateixos, sobre la nostra pròpia percepció i de com ens volem posicionar respecte als altres. El nostre dress code haurà de ser adequat a la nostra cultura d’empresa i a les circumstàncies: podrà probablement ser tolerable que una persona, en una reunió interna per vídeo conferència, no porti la corbata com de costum a l’oficina d’un banc, però això no vol dir que això sigui aplicable a la Direcció o la reunió amb un client extern.
- Gestionar l’espai i el soroll durant les vídeo conferències: buscar un racó del nostre espai i adaptar-lo. Sense soroll, i si és possible, adossat a una paret per evitar que les persones del nostre voltant passin per darrere durant la reunió. Procurar una paret clara, de color blanc o neutre si possible, amb una llum que permeti de veure la nostra imatge de manera correcta. La majoria de les aplicacions (zoom, Skype, … permeten de fer una prova del vídeo i l’àudio abans de començar la reunió. Posar la modalitat mute quan no necessitem parlar, per evitar que els sorolls del nostre entorn interfereixin en la reunió. Avisar a les persones del nostre entorn quan tinguem reunions de treball per evitar molèsties. I si per una raó o altra no és possible estar en un lloc apropiat, avisar a l’inici de la reunió que no podrem connectar la nostra vídeo càmera.
- Deixar la nostra intimitat fora de la feina: així com no fem entrar a les nostres famílies i amics a les oficines (que no sigui en ocasions molt puntuals organitzades per l’empresa), tampoc introduir-los durant les reunions de treball, per respecte als altres, a ells i a nosaltres mateixos. Les persones que vulguem presentar als nostres companys de treball per proximitat personal, es realitzaran en un espai privat i no professional. Les fotos dels nostres pares, del nostre nuvi, dels nostres nebots, etc … i que generalment no tenim a la taula del despatx, formen part de la nostra intimitat, així com l’estil de la nostra decoració o els atributs de la nostra llar, ja sigui luxós, bàsic o decorat amb un gust o un altre. I si per casualitat, estem treballant des de la casa de la platja, encara amb més raó per mantenir la discreció.
- Ser exigents amb els altres com amb nosaltres mateixos: demanar convocatòries de reunions amb objectiu i agenda de reunions, hora d’inici i de fi. Treballar des de casa no vol dir tenir tot el temps a disposició per als altres de manera il·limitada.
De la mateixa manera per la qual ens preparem abans d’una reunió al despatx, aquí també hem de revisar la temàtica i tenir a mà els documents i dades necessàries abans de connectar-nos. I recordar que, si volem començar una reunió a l’hora, necessitem entrar uns minuts abans. Ser exigents implica també fer un exercici de realisme respecte a la capacitat de les persones de mantenir-se concentrades i actives durant una vídeo-conferència per tant, programar reunions més curtes respecte a les presencials o fraccionar-les, si cal. Idealment, dues hores com a màxim. - Prendre les pauses necessàries: treballar des de casa pot ser l’ocasió per a algunes persones de prendre llargues pauses, fer migdiades o realitzar tasques personals durant l’horari laboral, però pot també tenir el risc oposat. Estar asseguts durant hores i hores sense aixecar-se, ni parant per menjar o picant de manera continuada, al davant de l’ordinador. En Smart working no veurem quina és l’hora de parar, no veurem a la resta de companys quan tanquen el seu ordinador, no tindrem una veu amiga que ens digui, “vaja, és hora de fer una pausa o de tornar a casa! “. Les pauses les decidim nosaltres i cal programar-les a l’agenda si veiem que tenim la tendència de no aixecar-nos de la cadira.
- Confiar: confiar en nosaltres i en els nostres equips. El Smart working pot ser molt productiu si està ben gestionat i pot permetre centrar-se i reflexionar més. Si gestionem equips, hem de donar objectius i demanar resultats en els temps acordats. Ser exemplars, ser empàtics, acompanyant i flexibilitzant temes d’horaris, sense baixar el nivell d’exigència sobre el treball a realitzar. Si confiem en ells: els nostres equips estaran treballant, tot i no estar a l’oficina, i si no ho estan fent, tampoc ho haurien fet probablement, tot i estar al despatx.
- Mantenir el contacte i la proximitat: tenim cada vegada més tendència a enviar-nos emails per gestionar tasques, informar, comunicar, demanar feedback o contribucions dels altres. A l’oficina, la proximitat física ens ajuda a comunicar formalment o informalment cara a cara: en reunions, creuant-nos en els passadissos, prenent un cafè o a l’ascensor. Quan teletreballem ens hem de crear aquest espai. Hem de discutir un assumpte amb un grup de companys, per què no convidar-los a una teleconferència? Primer truquem per telèfon, després pot seguir-lo l’email, per deixar per escrit el que s’ha acordat. Durant una trucada o una videoconferència hi ha generalment més oportunitats per als small talks, aquestes breus converses sobre coses no molt importants, sobre un tema d’actualitat o per aproximar-se a l’altra persona de manera més personal, el que difícilment permet fer un correu electrònic.
Pot ser que el teletreball sigui una cosa puntual, o potser us imagineu que aquesta serà la modalitat de treball dels temps futurs? Us convidem a continuar sent professionals deixant el pijama per a altres moments.
Pel que fa a l’ús de les sabatilles durant l’Smart working, personalment sóc una gran fan 🙂.
Elisabetta Morrielli
www.linkedin.com/in/elisabetta-morrielli
