Muchos de nosotros nos estamos acostumbrando a trabajar desde casa, enviar un email de trabajo a cualquier hora, hacer reuniones virtuales sentados en el sofá, presentar miembros de nuestras familias durante las reuniones virtuales a los compañeros y compañeras de trabajo, no afeitarnos o no maquillarnos cada día, ajustar el horario de trabajo a nuestras necesidades personales, quedarnos en pijama buena parte de la mañana…
Disfrutamos, probablemente, de poder conciliar nuestras vidas con nuestras actividades profesionales. El trabajo ha entrado todavía más en nuestro espacio privado y en la mayoría de caso nos ha impactado de manera forzosa e improvisada. Pero, ¿hemos tenido en cuenta el impacto qué supone?
En estos tiempos en que el Smart working ha aumentado de manera significativa, me he dado cuenta que estamos más relajados respecto a ciertas normas que se aplican en nuestro lugar de trabajo: ¿Nos habríamos permitido ir a la oficina sin arreglarnos? ¿Nos habríamos planteado entrar en la sala de reuniones con nuestros hijos? ¿Habríamos pensado abrir las puertas de nuestra casa a nuestra jefa, al compañero de trabajo con el cual no somos íntimos o al Director de Recursos Humanos? ¿Habríamos puesto en marcha el ordenador sin mirar qué hora es, enviado emails en horas nocturnas, llamado a los compañeros de trabajo cuando es la hora de cenar en familia?
El trabajo ha entrado en nuestras casas, pero parece que sus normas en algunos casos, no.
Trabajar fuera de la oficina ha sido ya la costumbre para algunos de nosotros: funciones comerciales, empleados de start-up, trabajadores con responsabilidades internacionales, trabajadores de empresas locales con una cultura de empresa Smart, colaboradores de empresas extranjeras sin una oficina en el País… Somos trabajadores, emprendedores que estamos acostumbrados a trabajar desde casa, desde el hotel, desde la cafetería, desde la sala de espera del aeropuerto. Somos profesionales del Smart working, a pesar de trabajar en pijama de vez en cuando… y ¿sabéis por qué?
Porque conocemos y aplicamos las normas y la cultura de su empresa en su trabajo. Porqué conocemos también los riesgos del Smart working y limitamos que éste, invada nuestro espacio personal.
Si me pidieran compartir las best practices, simplemente destacaría estos 10 consejos:
- Equiparse: tener una buena conexión internet, un ordenador, accesibilidad a las carpetas electrónicas y sistemas informáticos de la empresa, tener cascos, una silla, mesa/escritorio y cualquier otra herramienta necesaria. Es poco realista poder trabajar en Smart working y que nuestros jefes confíen en nuestra capacidad de realizar el trabajo demandado, sin tener todas estas herramientas.
- Organizar y planificar nuestra agenda. Nuestra productividad puede ser todavía mayor que en un despacho, bajo la condición que nuestra agenda esté bien planificada: tareas, reuniones, actividades, llamadas, … Revisar nuestra agenda al final del día, tomar nota de lo que se ha podido finalizar y re planificar aquellas tareas que no. No realizar llamadas o planificar reuniones fuera del horario de trabajo, si no está acordado entre todos o si no está justificado.
- Delimitar nuestro trabajo en el espacio y en el tiempo: la mayoría de nosotros no tiene en casa un despacho donde poder dejar todo: equipos, carpetas y documentos de trabajo. Para que el trabajo no invada nuestra vida privada, recoger nuestras cosas en un armario, fuera de la vista, de la misma manera que se cierra el ordenador, la puerta y la luz cuando nos vamos de nuestro despacho. Tener horarios de jornada, de inicio y de fin, con la flexibilidad necesaria en caso de imprevistos. Trabajar en Smart working no significa estar disponible en cualquier momento y de forma inmediata para todos. No significa tampoco tener un estricto horario de oficina, ni hacer horario de noche ni en fin de semana, si en nuestra empresa nos piden estar disponibles sólo durante los horarios de apertura de las oficinas.
- Mantener las formas: arreglarse, vestirse antes de empezar a trabajar. Nuestros compañeros, nuestro jefe, nos pueden llamar o convocar a una videoconferencia en cualquier momento. Pensar en la imagen que se quiere transmitir. A pesar de que nuestro jefe pueda hacer prueba de empatía o que con nuestros compañeros nos podamos reír de nuestro look, vestimenta o de la barba de 4 días. Nuestra imagen se quedará, de una manera u otra, impactada, así como nuestra valoración en general. Cuidar nuestra presentación nos permite también de tener una alta estima de nosotros mismos y los demás lo percibirán, aunque que estén lejos. La imagen que damos a los demás dice mucho sobre nosotros mismos, sobre nuestra propia percepción y de cómo nos queremos posicionar respecto a los demás. Nuestro dress code tendrá que ser adecuado a nuestra cultura de empresa y a las circunstancias: podrá probablemente ser tolerable que una persona, en una reunión interna por video conferencia, no lleve la corbata como de costumbre en la oficina de un banco, pero esto no significa que esto sea aplicable a la Dirección o a la reunión con un cliente externo.
- Gestionar el espacio y el ruido durante las video conferencias: buscar un rincón de nuestro espacio y adaptarlo. Sin ruido, y si es posible, adosado a una pared para evitar que las personas de nuestro alrededor pasen por detrás durante la reunión. Procurar una pared clara, de color blanco o neutro si posible, con una luz que permita de ver nuestra imagen de manera correcta. La mayoría de las aplicaciones (zoom, Skype, … permiten de hacer una prueba del video y audio antes de empezar la reunión. Poner el modo mute cuando no necesitemos hablar, para evitar que los ruidos de nuestro entorno interfieran en la reunión. Avisar a las personas de nuestro entorno cuando tengamos reuniones de trabajo para evitar molestias. Y si por una razón u otra no es posible estar en un lugar apropiado, avisar al inicio de la reunión que no vamos a poder conectar nuestra video cámara.
- Dejar nuestra intimidad fuera del trabajo: así como no hacemos entrar a nuestras familias y amigos en las oficinas (que no sea en ocasiones muy puntuales organizadas por la empresa), tampoco introducirlos durante las reuniones de trabajo, por respecto a los demás, a ellos y a nosotros mismos. Las personas que queramos presentar a nuestros compañeros de trabajo por proximidad personal, se realizarán en un espacio privado y no profesional. Las fotos de nuestros padres, de nuestro novio, de nuestros sobrinos, etc… y que generalmente no tenemos en la mesa del despacho, forman parte de nuestra intimidad, así como el estilo de nuestra decoración o los atributos de nuestro hogar, ya sea lujoso, básico o decorado con un gusto u otro. Y si por casualidad, estamos trabajando desde la casa de la playa, todavía más razón para mantener la discreción.
- Ser exigentes con los demás como con nosotros mismos: pedir convocatorias de reuniones con objetivo y agenda de reuniones, hora de inicio y de fin. Trabajar desde casa no significa tener todo el tiempo a disposición para los demás de manera ilimitada.De la misma manera por la cual nos preparamos antes de una reunión en el despacho, aquí también debemos revisar la temática y tener a mano los documentos y datos necesarios antes de conectarnos. Y recordar que, si queremos empezar una reunión a la hora, necesitamos entrar unos minutos antes. Ser exigentes implica también hacer un ejercicio de realismo respecto a la capacidad de las personas de mantenerse concentrados y activos durante una video-conferencia por lo tanto, programar reuniones más cortas respecto a las presenciales o fraccionarlas, si es necesario. Idealmente, dos horas como máximo.
- Tomar las pausas necesarias: trabajar desde casa puede ser la ocasión para algunas personas de tomar largas pausas, hacer siestas o realizar tareas personales durante el horario laboral, pero puede también tener el riesgo opuesto. Estar sentados durante horas y horas sin levantarse, ni parando para comer o picando de manera continuada, en frente del ordenador. En Smart working no vamos a visualizar que es la hora de parar, no vamos a ver al resto de compañeros cuando cierren su ordenador, no vamos a tener una voz amiga que nos diga, “¡vaya es hora de hacer una pausa o de volver a casa!”. Las pausas las decidimos nosotros y hay que programarlas en la agenda si vemos que tenemos la tendencia de no levantaros de la silla.
- Confiar: confiar en nosotros y en nuestros equipos. El Smart working puede ser muy productivo si está bien gestionado y puede permitir centrarse y reflexionar más. Si gestionamos equipos, debemos dar objetivos y pedir resultados en los tiempos acordados. Ser ejemplares, ser empáticos, acompañando y flexibilizando temas de horarios, sin bajar en nivel de exigencia sobre el trabajo a realizar. Si confiamos en ellos: nuestros equipos estarán trabajando, a pesar de no estar en la oficina, y si no lo están haciendo, tampoco lo habrían hecho probablemente, a pesar de estar en el despacho.
- Mantener el contacto y la cercanía: tenemos cada vez más tendencia a enviarnos emails para gestionar tareas, informar, comunicar, pedir feedback o contribuciones de los demás. En la oficina, la proximidad física nos ayuda a comunicar formalmente o informalmente cara a cara: en reuniones, cruzándonos en los pasillos, tomando un café o en el ascensor. Cuando teletrabajamos nos tenemos que crear este espacio. Tenemos que discutir un asunto con un grupo de compañeros, ¿por qué no invitarlos a una teleconferencia? Primero llamamos por teléfono, después el email puede seguirlo, para dejar por escrito lo acordado. Durante una llamada o una videoconferencia hay generalmente más oportunidades para los small talks, estas breves conversaciones sobre cosas no muy importantes, sobre un tema de actualidad o para aproximarse a la otra persona de manera más personal, lo que difícilmente permite hacer un email.
Puede que el teletrabajo sea algo puntual, o ¿quizás os imagináis que esta va a ser la modalidad de trabajo de los tiempos futuros? Os invitamos a continuar siendo profesionales dejando el pijama para otros momentos.
Respecto al uso de las zapatillas durante el Smart working, personalmente soy una gran fan 🙂.
Elisabetta Morrielli
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